Hilfe & Kontakt

FacilityDesk ist eine Online-Software für Hausmeister, Haustechnik und Facility Management: Meldungen und Tickets, Aufgaben, Kontrollrundgänge, Legionellen- und Wartungsnachweise, Schlüssel, Zeiterfassung und Dokumente an einem Ort – im Browser und als Anwendung auf dem Smartphone.

Für alle, die Gebäude und Haustechnik betreuen: Hausmeisterdienste, Hausverwaltungen, Facility-Teams, Pflegeeinrichtungen, Kliniken, Schulen, Büros und Betriebe jeder Branche – von der Einzelperson bis zum Team über mehrere Standorte.

Nach der Freischaltung melden Sie sich an – der Einrichtungsassistent startet automatisch und führt Sie Schritt für Schritt durch die Grundeinrichtung. Sobald die Pflichtschritte erledigt sind, ist die Anwendung für Sie und Ihr Team freigeschaltet. Weitere Objekte, Anlagen und Pläne ergänzen Sie nach und nach.

Preise

Er startet nach der ersten Anmeldung automatisch und führt durch: Firmen- und Rechnungsdaten, Firmenlogo, Objekt mit Adresse und Arbeitsort, Gebäude, Etagen und Räume, Mitarbeiter mit Rollen, Anlagen und Wartung, Rundgänge, QR-Meldeseite mit Aushang zum Ausdrucken, Benachrichtigungen und eine Abschlussübersicht. Logo, Mitarbeiter, Anlagen und Rundgänge können Sie überspringen und später nachholen. Ihr Fortschritt wird gespeichert – Sie machen beim nächsten Mal an derselben Stelle weiter. Bis zum Abschluss sehen Mitarbeiter einen Hinweis, dass die Einrichtung läuft. Für den Assistenten ist eine Internetverbindung nötig. Später finden Sie ihn unter Mehr > Einrichten.

Ja. Sie legen beliebig viele Objekte mit Gebäuden, Etagen und Räumen an. Mitarbeiter können einzelnen Objekten zugeordnet werden; oben in der Anwendung wechseln Sie zwischen den Objekten.

Administratoren legen Benutzerkonten im Einrichtungsassistenten oder in der Benutzerverwaltung an und vergeben Rolle und Objektzugriff. Jeder Mitarbeiter meldet sich mit seiner eigenen E-Mail-Adresse an. Bitte beachten: Abrechnungspflichtig ist jedes Benutzerkonto mit Anmeldung, gleich welcher Rolle. Melder ohne Anmeldung sind kostenlos; sie bekommen kein Konto und melden per QR-Code oder an ticket@facility-desk.de.

Es gibt zwei Rollen mit Anmeldung: Facility Manager (Verwaltung und Einrichtung) und Gebäudetechnik (Bearbeitung von Tickets, Aufgaben und Rundgängen). Die Rolle bestimmt, was ein Nutzer sehen und bearbeiten darf; die Prüfung erfolgt auf dem Server. Melder (zum Beispiel Mieter, Bewohner, Kundenpersonal) haben keine Anmeldung: Sie melden kostenlos über die QR-Meldeseite oder per E-Mail an ticket@facility-desk.de und können als Kontakt mit Zimmer oder Objekt erfasst werden.

Ja. Administratoren laden das Logo im Einrichtungsassistenten oder später unter Einstellungen > Firmenlogo hoch (PNG, JPG oder WebP, bis 2 MB), passen den Ausschnitt an und können es jederzeit ändern oder entfernen. Das Logo erscheint in der Kopfzeile der Anwendung, auf Ihrer QR-Meldeseite und in neu erzeugten PDF-Protokollen; bereits erstellte PDFs bleiben unverändert.

Gehen Sie die wichtigsten Abläufe – Meldung annehmen, Rundgang durchführen, Stempeln – einmal gemeinsam in der Anwendung durch. Diese Hilfeseite können Sie Ihren Mitarbeitern als Nachschlagewerk weitergeben; bei Fragen hilft der Kundendienst.

Eine Importfunktion gibt es derzeit nicht. Objekte, Räume, Anlagen und Mitarbeiter legen Sie im Einrichtungsassistenten und in den jeweiligen Bereichen der Anwendung an.

Jährlich: 15,40 € je Mitarbeiter und Monat (184,80 € je Mitarbeiter für 12 Monate) · Halbjährlich: 16,90 € je Mitarbeiter und Monat (101,40 € je Mitarbeiter für 6 Monate) · Monatlich: 18,40 € je Mitarbeiter und Monat. Keine Einrichtungsgebühr, kein Grundpaket, alle Kernfunktionen inklusive. Optional: Zusatzmodul Fuhrpark ab 9,90 € im Monat, erster Monat kostenlos. Alle Preise sind Nettopreise gemäß Ziffer 6.2 der AGB.

Preise

Alle Preise gelten je Mitarbeiter (Benutzerkonto) – nicht je Unternehmen oder Organisation. Summe je Abrechnungszeitraum = Anzahl Mitarbeiter × Preis je Mitarbeiter. Beispiel: 5 Mitarbeiter im Monatstarif = 5 × 18,40 € = 92,00 € pro Monat.

Jedes im Abrechnungszeitraum aktive Benutzerkonto mit Anmeldung, gleich welcher Rolle (auch Leitungsrollen). Melder ohne Anmeldung sind kostenlos: Sie haben keinen Zugang zur Anwendung und melden über die QR-Meldeseite oder an ticket@facility-desk.de. Beispiel: Eine Verwaltung mit zehn Hausmeistern zahlt zehn Plätze; die Mieter und Kunden, die sie betreuen, zahlen nichts.

Zusätzliche Benutzerkonten werden anteilig ab dem Tag der Aktivierung bis zum Ende des laufenden Zeitraums berechnet; wir teilen Ihnen das vorher mit, und wenn Sie das Konto innerhalb von 7 Tagen deaktivieren, entstehen keine Kosten. Deaktivierte Konten werden ab dem nächsten Abrechnungszeitraum nicht mehr berechnet; für den laufenden Zeitraum gibt es keine anteilige Erstattung.

AGB Ziffer 6.6

Nein. Meldungen über die öffentliche QR-Meldeseite sind kostenlos und unbegrenzt; die meldenden Personen brauchen kein Benutzerkonto.

Nein. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, kein Grundpaket und keine Mindestanzahl an Benutzerkonten – auch ein einzelner Mitarbeiter ist möglich.

Die Entgelte sind zu Beginn des Abrechnungszeitraums im Voraus fällig. Die Zahlung läuft über den Zahlungsdienstleister Stripe; welche Zahlungsarten verfügbar sind, sehen Sie im Bezahlvorgang. Rechnungen erhalten Sie elektronisch als PDF per E-Mail oder über Stripe.

Preisänderungen für einen laufenden Vertrag gibt es nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung. Neue Preise auf der Website gelten für neue Bestellungen.

Ja: 30 Tage Testphase ab Freischaltung, mit allen Funktionen. Ein kostenpflichtiges Abo entsteht nur durch Ihre ausdrückliche Bestellung.

Preise

Nein. Die Testphase endet automatisch. Sie geben keine Zahlungsdaten an; ein kostenpflichtiger Vertrag entsteht nur, wenn Sie ausdrücklich bestellen.

Wenn Sie nach der Testphase bestellen, arbeiten Sie mit Ihren Daten weiter. Bestellen Sie nicht, können Sie Ihre Daten noch mindestens 30 Tage exportieren; danach werden sie gelöscht.

Sie registrieren Ihre Firma selbst über „30 Tage gratis“ und bestätigen Ihre E-Mail-Adresse – danach läuft die Testphase sofort. Alternativ fragen Sie einen Zugang über das Kontaktformular an. Vor der Eingabe personenbezogener Daten schließen wir den AVV. Die Grundeinrichtung erledigen Sie mit dem Einrichtungsassistenten; bei Fragen hilft der Kundendienst per E-Mail, Kontaktformular und Telefon.

Preise

Vor der ersten Eingabe personenbezogener Daten schließen wir den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

AVV

Nur Unternehmen, Selbstständige in ihrer beruflichen Tätigkeit und öffentliche Stellen. Bei der Bestellung bestätigen Sie, als Unternehmer zu handeln.

Die Laufzeit entspricht dem gewählten Abrechnungszeitraum (1, 6 oder 12 Monate) und verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum, wenn Sie nicht kündigen.

Jederzeit zum Ende des bezahlten Abrechnungszeitraums, ohne zusätzliche Frist – über das Kündigungsformular auf der Website, in der Anwendung unter Einstellungen (für Administratoren) oder per E-Mail. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung mit Referenznummer.

Kündigungsformular

Nein. FacilityDesk wird ausschließlich an Unternehmer verkauft; das gesetzliche Widerrufsrecht gilt nur für Verbraucher.

Nach Vertragsende können Administratoren ihre Daten noch mindestens 30 Tage abrufen und exportieren. Danach werden sie innerhalb von 14 Tagen gelöscht; Kopien in Datensicherungen spätestens 90 Tage nach der Löschung.

Datenwechsel & Export

Auf einem Server der netcup GmbH im Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland. Die Verbindung ist verschlüsselt.

Wir verarbeiten Ihre Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des AVV mit technischen und organisatorischen Maßnahmen. Für die Inhalte, die Ihre Nutzer eingeben, sind Sie als Verantwortlicher zuständig.

DatenschutzerklärungAVV

Ja, täglich und verschlüsselt, mit Rotation (14 tägliche und 8 wöchentliche Stände).

Ja. Administratoren können jederzeit einen vollständigen Export ihrer Organisation erstellen – auch nach Vertragsende innerhalb der Abruffrist.

Gesundheitsdaten (zum Beispiel Pflege- oder Diagnoseangaben) gehören grundsätzlich nicht in Tickets, Notizen oder Fotos. Nur wenn es für den Zweck erforderlich und rechtlich erlaubt ist (Art. 9 DSGVO), und dann so sparsam wie möglich.

Anmeldung nur mit bestätigter E-Mail-Adresse und Passwort, Rechteprüfung auf dem Server und Schutz gegen das Durchprobieren von Passwörtern. Jede Organisation sieht nur ihre eigenen Daten. Administratoren können zusätzlich eine Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authentifizierungs-Anwendung einschalten (Einstellungen → Zwei-Faktor-Anmeldung).

Nein. Die Standortprüfung ist optional und findet beim Stempeln statt. Gespeichert werden nur das Ergebnis (innerhalb/außerhalb), die Entfernung und der Zeitpunkt – keine Koordinaten der Person. Ob und wie Sie die Funktion einsetzen, klären Sie bitte mit Ihren Mitarbeitern bzw. Ihrer Mitarbeitervertretung.

FacilityDesk ist eine Web-Anwendung: Sie läuft in jedem aktuellen Browser auf iPhone, Android, Tablet und PC und lässt sich auf dem Smartphone wie eine Anwendung auf den Startbildschirm legen. Ein Download aus dem App Store ist nicht nötig.

iPhone/iPad: facility-desk.de in Safari öffnen, auf Teilen tippen und „Zum Home-Bildschirm“ wählen. Android: in Chrome das Menü (drei Punkte) öffnen und „App installieren“ bzw. „Zum Startbildschirm hinzufügen“ wählen. Am PC funktioniert FacilityDesk direkt im Browser.

Ja. Ist die Anwendung installiert und waren Sie einmal online angemeldet, können Sie auch ohne Netz – etwa im Keller oder im Flugmodus – Meldungen, Tickets, Rundgänge und Zeiten erfassen. Die Einträge werden auf dem Gerät gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Noch nicht übertragene Einträge zeigt die Anwendung als ausstehend an. Öffnen Sie die Anwendung nach der Rückkehr ins Netz kurz, damit die Warteschlange abgearbeitet wird. Bei einem Konflikt zeigt die Anwendung an, was zu tun ist.

Die Kamera brauchen Sie für Fotos und QR-Codes, den Standort nur für das Stempeln mit Standortprüfung. Beides fragt das Gerät nur bei Bedarf ab; Sie können die Berechtigungen in den Einstellungen Ihres Geräts jederzeit ändern.

Beim Abmelden löscht FacilityDesk die lokal zwischengespeicherten Daten auf dem Gerät. Bitte melden Sie sich daher nur ab, wenn alle Einträge übertragen sind – sonst gehen nicht synchronisierte Offline-Einträge verloren.

Meldungen werden zu Tickets mit Ort, Priorität, Fotos und Status. Sie weisen Tickets Mitarbeitern zu, dokumentieren die Arbeit und schließen sie ab – auf Wunsch mit PDF-Nachweis.

Für Räume oder Anlagen erzeugen Sie QR-Codes. Wer den Code scannt, kann ohne Anmeldung und ohne Anwendung einen Schaden melden; die Meldung landet direkt bei Ihnen. Das ist kostenlos.

Wiederkehrende Rundgänge mit Prüfpunkten, die Ihre Mitarbeiter auf dem Smartphone abhaken – mit Fotos und Bemerkungen, auch offline. So ist belegt, wann was geprüft wurde.

Ja. Sie erfassen Spülungen für mehrere Räume und Entnahmestellen mit Timer – auch offline. Das PDF-Protokoll entsteht automatisch, damit Sie den Nachweis jederzeit vorlegen können. Welche Pflichten für Ihre Trinkwasseranlagen gelten, prüfen Sie bitte selbst; FacilityDesk ersetzt keine Untersuchung nach Trinkwasserrecht.

Ja. Für technische Anlagen hinterlegen Sie Wartungsintervalle und -termine; fällige Wartungen erscheinen rechtzeitig in der Übersicht.

Sie erfassen Schlüssel und Schlüsselgruppen und dokumentieren Ausgabe und Rückgabe mit Übergabeprotokoll und Unterschrift.

Mitarbeiter stempeln Kommen, Pause und Gehen in der Anwendung. Ist ein Arbeitsort hinterlegt, prüft die Anwendung, ob Sie sich im eingestellten Umkreis befinden; außerhalb fragt sie nach, ohne Standort wird die Stempelung gekennzeichnet. Manuelles Stempeln ist ebenfalls möglich.

Ja. Unter „Meine Zeiten“ bearbeiten Sie Einträge mit dem Stift-Symbol, tragen vergessene Zeiten nach oder stornieren Fehlbuchungen. Urlaub und Abwesenheiten erfassen Sie im Zeitmanagement.

Sie verwalten Fahrzeuge mit Kennzeichen, Modell, Kilometerstand, Foto und verantwortlicher Person, planen Inspektion, HU/TÜV und Reifenwechsel und erhalten Erinnerungen in der Anwendung und per E-Mail (28 und 7 Tage vorher sowie am Fälligkeitstag). Die monatliche Fahrzeugpflege wird per Checkliste mit Unterschrift erledigt; das PDF-Protokoll liegt automatisch unter Dokumente.

Fuhrparkverwaltung

Ein fester Paketpreis je Organisation und Monat: bis 3 Fahrzeuge 9,90 €, bis 10 Fahrzeuge 24,90 €, bis 25 Fahrzeuge 49,90 €, bis 50 Fahrzeuge 89,90 €, ab 51 Fahrzeugen 1,90 € je Fahrzeug. Es kommt nicht auf die Zahl der Mitarbeiter an.

Preise

Ja. Bei der ersten Buchung sind die ersten 30 Tage kostenlos – einmal je Organisation. Kündigen Sie vorher, entstehen keine Kosten. Sonst läuft das Modul als Monatsabonnement weiter.

AGB Ziffer 6a

Ein fester Paketpreis je Organisation und Monat nach Anzahl der Häuser: 2 bis 3 Häuser 39,00 €, 4 bis 10 Häuser 79,00 €, ab 11 Häusern 149,00 €. Gezählt wird Ihr eigenes Haus plus jedes Haus, das Ihnen ein anderer FacilityDesk-Kunde freigibt. Buchbar in der Anwendung unter „Zusatzmodule“.

Preise

Administratoren buchen, wechseln und kündigen das Modul in der Anwendung unter „Zusatzmodule“. Die Kündigung wirkt zum Monatsende und lässt Ihren FacilityDesk-Vertrag unberührt; Ihre Fahrzeugdaten und Protokolle bleiben erhalten.

Die Anwendung weist Sie beim Anlegen darauf hin und bietet ein größeres Paket an. Der Wechsel wirkt sofort und wird tagesgenau verrechnet. Inaktive Fahrzeuge zählen nicht.

Per E-Mail an kontakt@facility-desk.de oder über das Kontaktformular. Telefonisch erreichen Sie uns unter 06465 5874114 (werktags Mo–Fr, außer an Feiertagen in Hessen). Viele Fragen beantwortet auch diese Hilfeseite.

Kontaktformular

An regulären Werktagen. Eine garantierte Reaktionszeit oder einen 24/7-Bereitschaftsdienst gibt es nicht.

Hilfe zur Nutzung von FacilityDesk und bei Störungen – per E-Mail, Kontaktformular und Telefon. Der genaue Umfang steht in der Leistungsbeschreibung.

Leistungsbeschreibung

Das bedeutet meist, dass gerade keine Verbindung zum Server besteht. Ihre Eingaben bleiben auf dem Gerät gespeichert und werden später übertragen. Prüfen Sie WLAN bzw. mobile Daten und öffnen Sie die Anwendung erneut. Bleibt der Fehler trotz Verbindung bestehen, melden Sie sich beim Support.

Nach mehreren falschen Passworteingaben wird die Anmeldung zum Schutz vorübergehend gesperrt (etwa 15 Minuten). Warten Sie kurz oder setzen Sie Ihr Passwort über „Passwort vergessen“ zurück. Bei einer neuen E-Mail-Adresse muss diese zuerst bestätigt werden.

Passwort vergessen

FacilityDesk benachrichtigt in der Anwendung (Glocke, Mein Tag) und auf Wunsch per E-Mail; das stellen Sie unter Benachrichtigungen ein. Push-Mitteilungen auf dem Sperrbildschirm sind derzeit nicht verfügbar. Prüfen Sie bei E-Mails auch den Spam-Ordner.

Innerhalb von Gebäuden ist GPS oft ungenau. Aktivieren Sie die genaue Standortbestimmung und WLAN, warten Sie einige Sekunden und versuchen Sie es erneut. Administratoren können den Umkreis des Arbeitsorts anpassen. Eine Stempelung außerhalb wird nur gekennzeichnet, nicht verhindert.

PDFs werden auf dem Server erzeugt. Wurde das Ticket offline abgeschlossen, erscheint das PDF erst, nachdem die Anwendung synchronisiert hat. Öffnen Sie die Anwendung mit Internetverbindung und laden Sie die Ansicht neu.

Ja. Offline erfasste Einträge werden mit dem ursprünglichen Erfassungszeitpunkt übertragen, nicht mit dem Zeitpunkt der Synchronisierung.

Öffnen Sie die Anwendung mit Internetverbindung. Kann ein Eintrag nicht übertragen werden (zum Beispiel weil ein Pflichtfeld fehlt oder ein Foto nicht mehr lesbar ist), zeigt die Anwendung den Grund und bietet Bearbeiten oder Verwerfen an.